私は総務課で働いており、申請を受けて書類を受理したり送付したりするんだけど
メールの文章が雑な人が多くて最近もイライラしている。特に男社員は酷い

例えばウチでは有給を取得するのに休暇申請書が必要なんだけど
休暇届の申請書類を申請するので送って下さいとかメールに書いていればまだ良い方で
「有給休暇届けお願いします」だの「休暇書類を下さい」だの、総務を小間使いな何かと
勘違いしている様な乱暴な文章のメールが届いてくる。
大体ウチに、「休暇書類」なんて書類は無い！

そうすると再度似たような文面でメール送ってきたり、
本社の社員だとわざわざ総務課を訪ねてきたりしてその対応も鬱陶しい
酷い奴になると恐らく以前コピーした書類を勝手に送りつけてくる始末
（ウチでは申請をする場合はその都度申請を総務課で受理して書類を受け取ってからで無いといけない）
多分許可は口頭で取ってあるんだろうけど、上司の許可と署名が必要なのに勝手に書いてあったりと
ルール違反の甚だしい
さすがにルール違反だと受理したこちらが後で困る事があるので、申請は無かったものとしている
社内規則に反しない為にはこうするしか無かったりもするけど

別課の社員から逆ギレクレーム入る時あるけど、上司も概ね同様の方針の為
他課からのクレームは気にしないで良いと言ってくれている。
そういう風に私はやっていたんだけど、ここ最近になって同じ総務課の同僚から
文句を言われる様になってしまった…

何でも総務課でも私や上司に申請をしても通らないので困ると、
それで基準が緩すぎる（私的には）同僚の方に各種申請が集中する様になり
対応だけで仕事が大変で、彼女個人が受け持っている業務に支障を来たしており
元を辿れば私のせいだ、とハッキリ言われ険悪になり、最近では必要な事ですら
メッセンジャーで伝えられ、直接会話をする事すら滅多にない

メールすらまともに書けない他課の男社員連中もスレタイだが
そんなのを注意する事すらせず勝手に相手にした挙げ句に
私に八つ当たりしてくる同様の方がタチ悪く感じる今日この頃…

>>751
そんだけトラブってるのに申請についての厳密な規則がないのは何故？
それともルールがあっても理解ができない烏合の衆なの？

総務へのメールのマナーも有給取得手続きの内の一つだということでメールの送り方をマニュアル化して社内に周知すればいいだけじゃないのかな
そして申請書のルールも今一度はっきり説明してさ

メールの送り方はこうです、申請のルールはこうです、ルールから外れた場合は如何なる理由があろうとも受理しませんって最初から決めておけば、
総務もイライラしなくなるし、他の課も二度手間がなくなるしwin-winだよ

今はあなたや上司の中だけで受理不受理が決まっちゃってるから他の課や同僚から不満が出るのであって、
明確なルールを提示すれば解決するのでは？

>>753
規則はちゃんとあって違反しているのは受理しないんですが
同僚のA子みたいなのが多少整ってなかったり乱暴なメールでの
申請でも通してしまい、それでも通ると思い込んでるのが多いみたいです
特に若手は男女問わずって感じで…

会社規則もロクに読まずに申請や許可を求めてくるのも大概ですが
そんなのを助長するA子みたいなのも個人的に意味が分からない

申請のルール等は会社規則にも書いてあるし、定期的にメールの文例なども
周知しているのですが、なかなか理解しない出来ないのが多くて困ってます

>>754
上司に相談してるの？あなたと同じ方針ならきちんと対処してくれると思うんだけど。
総務課内だけでなく会社全体に周知するなどの動きが見えないのが不思議。

申し訳ないが、社内のお金の絡まない申請関係は仕事の優先度重要度としてかなり下に位置するので、このままだといつまでたっても「忙しいのにどうでもいいことイチャモンつけんなよ」とヘイト溜められるだけで終わりかと。
申請書を申請して貰うなんていう二度手間を無くすわけにはいかないのかな。

>>754
そこまで問題が多発しているのなら、
まず今のやり方が受け入れられていないものと見て、
やり方を見直すとかそっち方面にはいかないの？

>>754
「休暇申請書」と正式名じゃなくても
休暇届の申請書類、有給休暇届、休暇書類
どれだって意味通じるだろ？使えねえなって思われてるだけだよ
他にも申請書類があるだろうから
表にしてコピペして必要なものに丸とかつけて返信して貰えばいいんじゃないの？

>>751
メール返信すらしてないなら
あなたは会社中から仕事しない人と認識されているのでは？

>>759
書類の名前ぐらいちゃんと書いて貰わないと…って思いますね
私自身が仕事にはきっちりしたい人間なのもありますが
意味が通じるからと他人に甘えて適当な申請をする人が
神経分からんというか許せない

>>773
会社のルールは守るのが当たり前だけど、現場って忙しい事が多い
総務のようなバックヤードと現場では大事にしたい事が違っていることもままある

休暇届の用紙ぐらい分かるんだったらさっさと送ってあげればいいのに
休暇の種類ごとに用紙が違っててきちんと申請してもらわないと間違えるとかで
違うの送って文句言われたらちゃんと書いてないからって言い返したらいいだけ

返信もしないってそれはそれでサボってるって思われても仕方ない
誰かも言ってたけど、用紙を申請することを厳格化して休暇取得のハードルを上げる
のが会社の方針なの？
そうじゃないなら、バックヤードのくせになんだか小煩いＫＹな奴

>>773
私も事務の人間だから多部署のざっくりとしたお願いや申請になってない申請に対応したくない気持ちは分かる
けど他の人の書き込みにもあるけど申請を拒否することとメールを無視するのは同義じゃない

あと、これは自分も総務の仕事してるから個人的な質問なんだけど届けの取得にメール申請が必要な点をどう思ってるのか聞きたい
会社も色々あるけどそういう申請書類は基本社員が自由にダウンロードもしくは原本を取得可能なところが多い
すぐにルール変えるのは無理だろうけどそこが変わるだけであなたのイライラは9割消えると思う
>>775が書いてるような理由が明確にあるならともかく
事務方だって忙しいのに第三者から見ると無駄な事で時間食って空気も悪くなってる印象がある

いちばん仕事を甘く見てるのは>>773だよね
必要とされる書類を提供するという簡単なことすらまともにできない
相手が取引先やユーザーであったら、そんな些細なことに拘ってメールを無視するなんてありえないけど
相手が社内の人間だということに甘えて、どうでもいい自分の拘りを仕事より優先させてる
きっちりしたいんじゃなく、自分の感情を仕事に持ち込む傲慢な人ってだけ

>>775
申請とは言え仕事って考えたら、フォーマットぐらい整えて当然だと思う
人に見せる文章なんだから
言い方悪いけど間違って注文して変なのが届いた、注文したけど届かない、詐欺だ！
って騒いでるクレーマーみたい

昨日は飲み会だったけど、結局似たようなトラブルがあって
A子にあんたの仕事押し付けないで！と言われ、軽い口喧嘩に…
馬鹿男のせいで社内の人間関係まで悪化させられて本当にうざい
内容が間違ってたから、社内規則のファイルを送り返しただけなんだけどね
よく読んで下さい、とでも言えば良かったのかな…

>>776
不便かもしれないけど、ルールだから仕方ない
それをきっちり守って運用するのが私達の仕事でもある
上司や周囲にお伺いを立ててから休み取って貰わないと皆も困るからね

まるで発達みたいだな

>>792
社員が自由にダウンロードできるようにする
かつ、総務課の入口のところにでも書類を置いておいて
勝手にとっていってもらうようにする。以上

スレみる限りだとあなたのほうがスレタイ

>>792
わざわざ毎回申請書を配布するのってなんで？
前回のデータ使って申請したらダメなの？

仕事より自分だけの満足を優先させるダメ社会人
から仕方がない

>>792
ルールだから仕方がないってそんなのバイトでも答えられる回答だわ
規則に則っての運用すら真っ当にできてないじゃない、どこが仕事してるの？
質問した人は同じ業務をこなしてるからこそ何か理由があるかもと考えて優しく質問したんだろうに
しょうがないってアホな答えになぜか質問してない私がガッカリしてるわ

>上司や周囲にお伺いを立ててから休み取って貰わないと
お伺いする準備に無駄な時間使ってどうすんのって話でしょ
それをどうするか考えてみたら解決策も浮かぶんじゃない？って
ここの人達の書き込みをきちんと理解してた？現場からのメールよりはだいぶきちんと書いてくれてるはずなんだけど

A子も大概バカだけどあなたの仕事っぷりも無駄でアホくさいわ
A子もあなたも現場も含めて自分の仕事の正当化ばかりの木偶の坊としか思えないのだけど

>>792
仕事？休暇申請が？頭大丈夫？
てか仕事なのに言葉が違うからってメール無視してるあなたは何なんですかね。
> それをきっちり守って運用するのが私達の仕事でもある
頭が悪い癖に偉ぶりたいのが見え見えだよ。

うちの会社もこういう発達気味の人いるわ
扱いに困るから総務とか対外的仕事じゃなくても良いところに移されるんだよね
そしてシステム的にもっと楽に出来そうな事をあえて仕事にしてその人に割り振って手を埋めさせてるわ
手帳出るレベルの障害なら障害者雇用枠ぐらいにはなるのにね

>>797
最近の話だからウチじゃないけど、やっぱりちゃんとフォーマット渡してるんだから
ちゃんと書式もして貰わないとこちらも動きようが無いんだよね
結局その人は幾つか書く所が間違っていて復職の話が流れちゃったんだけど
後々かなり裁判寸前までいって困りました…

言い方悪いけど、自分のミスを他人のせいにする人は
どこに行っても通用しないしだから鬱で休職とかになっちゃうんだろうな